Aumente su productividad con Notion

Después de mi última publicación sobre cómo aumentar la productividad con La Técnica Pomodoro, le mostraré cómo organicé mi vida respecto a mis proyectos paralelos, mis lecturas y las publicaciones que publico en este blog.

Primero estaba usando las notas de Google Keep para realizar un seguimiento de todos esos temas, pero como puede imaginar, resultó imposible administrar esa cantidad de información y, lo que es más importante, hacerlo correctamente. Para agregar notas rápidas sobre ideas que surgen en mi cabeza o algún comentario sobre un libro/video o simplemente un resumen de un chat, es fantástico. El problema es cuando esas notas comenzaron a convertirse en una especie de lista de tareas en lugar de una lista de notas, agregándoles muchos detalles, unos pocos enlaces, algunas listas anidadas y muchos paréntesis para ayudar a mi futuro yo a entender lo que escribí allí. Después de mucho tiempo usando ese método y algunos intentos de cambiar la forma de hacerlo (porque seamos honestos era un lío)... un buen amigo mío, @MCanhizares, me recomendó que probara la aplicación Notion.

Al principio, comencé con una vista vacía simplemente agregando las notas que tenía en Keep allí y creando páginas separadas para diferentes temas, pero sentí que no estaba exprimiendo todo el potencial que la aplicación me ofrecía. Así que un día empecé a jugar con las plantillas que ofrece la aplicación y descubrí la de To-do. Para usarla es tan fácil como hacer clic en el enlace y duplicarla a su espacio de trabajo. Si desea crearlo por su cuenta, tiene que crear una nueva página vacía y luego hacer clic en el tablero como se muestra en las siguientes imágenes:

Después de eso, el tablero estará en su lugar y será el turno de ajustarlo y modificarlo como desee. Le mostraré aquí unos trucos básicos para eso con el fin de facilitarle sus primeros pasos tanto como sea posible, pero nuevamente el límite lo pone usted en términos de personalización.

Para crear una lista de propiedades para una tarea, solo necesita ir a dentro de una tarea y cambiar el tipo de propiedad a una lista como en Estado yTipo:

Luego anote el valor de esa propiedad y haga clic en crear su_propiedad a continuación:

Si desea agregar la propiedad Última hora de edición, puede crear una nueva con el nombre que desee, pero la de tiempo debe ser esa:

Para modificar la apariencia del tablero agregando las propiedades que ha creado en los pasos anteriores, puede modificar las opciones de visualización siguiendo lo siguiente. Primero vaya a las propiedades del tablero:

Posteriormente seleccione las propiedades que desea mostrar para las tarjetas y cambie la vista previa y el tamaño:

Además puede ordenar las propiedades y agregar nuevas a su elección.

Hasta aquí ha sido una introducción rápida a la plantilla "Tareas pendientes" que utilizo mucho como un tablero Kanban para mis cosas. Le mostraré mis principales Kanbans para inspirarte.

Tech Reading Kanban: aquí organizo todos los libros técnicos (o artículos) que quiero leer:

Videojuegos Kanban: aquí organizo todos los videojuegos que quiero jugar:

Manga Kanban: aquí organizo todos los manga que quiero leer:

Como puede ver con solo con esta plantilla simple, puede hacer muchas cosas... así que depende de usted y de su imaginación. Pero eso no es todo. Hasta aquí, le he mostrado una forma sencilla de comenzar a aumentar su productividad utilizando la aplicación Notion y su plantilla de tareas pendientes. Pero ahora es el momento de dar un paso más allá, de subir de nivel.

Está pensando "Todo eso suena bien, pero no quiero tener toneladas de páginas con diferentes plantillas y todas distribuidas en mi espacio de trabajo, entonces, ¿cómo puedo administrarlas todas en una sola vista?" ¡Hoy es su día de suerte porque es lo que voy a explicar ahora mismo!

Hay muchos atajos proporcionados por la aplicación, pero el que nos interesa ahora es las bases de datos vinculadas. Como dice en la documentación:

Las bases de datos vinculadas le permiten mostrar, filtrar y ordenar la misma base de datos en varios lugares (en otra parte de la misma página y/o en otro lugar de su espacio de trabajo) tantas veces como desee.

Con eso, podemos organizar todos nuestros tableros en una sola página principal vinculando los que queramos y tan detallados como necesitemos. Podemos crear diferentes vistas o simplemente agregar el enlace a esa página o una combinación de ambos según el caso. Una vez más, Notion proporciona una lista de plantillas para facilitar nuestras vidas y la que utilicé como base es la Life wiki. Si va al enlace y hace clic en Duplicar, la plantilla se agregará a su propio espacio de trabajo y desde allí podrá comenzar a jugar con ella. El mío actualmente se parece a la captura de pantalla a continuación:

Tal vez en una publicación futura detallaré exactamente cómo se ven las páginas internas y las vistas o si quiere verlo, puede comentarme aquí o en cualquier red social y lo haré tan pronto como pueda.

Eso es todo para un sistema de gestión personal. Espero que haya disfrutado la lectura y le ayude a llevar sus metas al siguiente nivel con estos consejos de organización y gestión.

Pero... ¡ESO NO ES TODO!

Si considera que esta es una gran herramienta para sus cosas personales, pero se pregunta qué tal sería usarla para proyectos profesionales, por ejemplo, reemplazando JIRA en su trabajo, no se preocupe, hay otra plantilla que puede ayudarle a hacer esa transición que es ésta. Como puede ver, es más o menos lo mismo que JIRA, ya que tiene las vistas para las épicas, el sprint actual, los sprints futuros y el backlog. También en la parte superior antes de las épicas, hay una sección con algunos enlaces a otras páginas como las tareas, las etiquetas, las versiones, etc. Entonces, como puede ver, ofrece casi una copia de las vistas de JIRA pero sin el dolor de los puntos de vista de JIRA (ya sabe a lo que me refiero).

También puede investigar la Galería de plantillas de Notion para inspirarse y duplicar una de allí o también compartir la suya propia. Aquí tiene otro sitio web inspirador creado por fans de Notion.

Como ve Notion es el presente y en mi opinión el futuro de las aplicaciones de gestión/organización y un serio candidato para liderar todos los rankings, así que juegue con él, pruebe todas las plantillas, descubra todas las funcionalidades que ofrece y como siempre digo no dude en comentar aquí o contactarme en mis redes sociales para cualquier comentario, pregunta o sugerencia.