Tropical.rb - Os desafios de organizar uma conferência de Ruby/Rails - [PT-BR]

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Introdução

Meu objetivo com este relato é ajudar outros organizadores de eventos, contando um pouco sobre o desafio de organizar o Tropical.rb - The Latin America Rails Conference.

Para quem não participou, esse vídeo destaca alguns momentos da conferência:

Eventos de tecnologia fazem parte da minha vida há bastante tempo. Minha primeira empresa foi uma startup de eventos, a Eventick. Por conta dela, tive a oportunidade de participar de, ou até mesmo ajudar no credenciamento de, diversos eventos. Alguns exemplos são: BrazilJS, AgileTrends, FrontInSampa, FrontInVale, FrontInBh, RubyConf e alguns eventos internacionais como a Rails World, DPW e a Waza do Heroku. Inclusive, foi na Waza em 2013 que conheci o Matz, criador do Ruby. ❤️

O Início do Plano

O Tropical.rb já existia, e sua última edição havia acontecido em 2015. Ele começou como um evento local organizado pelo grupo de usuários Ruby de Recife, o FrevoOnRails. Na época, o evento se chamava AbrilProRuby. Eu organizei a segunda edição regional do evento e ajudei na primeira edição nacional, que foi idealizada por Lailson Bandeira e também teve Thiago Diniz como organizador.

No começo de 2023, eu estava sentindo falta de eventos de Ruby/Rails no Brasil. Os meetups regionais não estavam acontecendo com regularidade, e ouvia-se falar muito pouco sobre Ruby. Os grandes responsáveis por divulgar o Rails no Brasil, Fábio Akita e a Plataformatec, já não estavam mais focados em Ruby. Estava claro para mim que era preciso retomar os eventos.

O primeiro grande desafio de organizar um evento é que a maioria deles é deficitária. A última edição do Tropical.rb, em 2015, teve um prejuízo, em valores atuais, de R$ 250.000,00 (USD 50k). A RubyConf, a TheConf, a FrontInSampa e tantas outras conferências deram prejuízo, e muitas vezes vi esse custo recaindo sobre o organizador.

Quando levei essa ideia para o meu sócio, Leo Cavalcanti, ele topou imediatamente. Como ele gosta de dizer, a Linkana é uma startup independente e lucrativa. Decidimos nos arriscar e organizar uma conferência, mesmo que nossos clientes não fossem desenvolvedores, pois sabíamos que era algo importante a ser feito. Com isso, a Linkana assumiu o risco financeiro do evento.

A primeira pessoa que procurei para me ajudar foi Rafael França, membro do Rails Core e amigo de longa data.

França topou imediatamente ajudar a organizar o evento, e isso fez toda a diferença. Pela rede de contatos dele e pela credibilidade que a conferência ganhou ao ser co-organizada por um membro do Rails Core. Alguns meses depois, Ju Dias e Débora Fernandes se juntaram ao time.

Buscando Palestrantes

Boa parte da experiência de uma conferência são as pessoas que você conhece ou reencontra. Nos melhores eventos que já participei, além do networking, aprendi muito com as palestras. Para conseguir a atenção dos keynotes mais famosos, sabia que precisava convidá-los pessoalmente para o evento. Fui um dos "sortudos" que conseguiu comprar um dos ingressos da primeira edição do Rails World em Amsterdã.

Encontrei pessoalmente boa parte dos palestrantes que vieram de fora. Preparei um kit com camisa, havaianas, cachaça e uma bolsa de praia. Também levei várias camisas que distribuí para os brasileiros e os membros do Rails Core. O evento foi "invadido" pelo Tropical.rb, e todo mundo estava se perguntando o que era essa camisa roxa. Até o DHH ganhou a dele:

Com a divulgação do evento em https://rubyconferences.org/, nas newsletters e no Twitter, conseguimos mais de 100 propostas de palestras. Outro ponto importante para a conferência foi que definimos bem o nosso foco. Assim como na Rails World, queríamos falar sobre o futuro do framework e sobre startups. Ter o Rafael França como um dos revisores foi muito importante; ele nos dizia o que estava ou não alinhado com o Rails 8.

Para que os palestrantes se sentissem em casa, pensamos em vários detalhes. Para os palestrantes que não falavam português, eu e os outros organizadores fomos pessoalmente buscá-los no aeroporto e levá-los para o hotel. O hotel que escolhemos era uma rede internacional, que os palestrantes já conheciam e ficava próxima ao local do evento. Thiago Diniz ficou responsável por cuidar de todos os palestrantes durante todo o período de estadia deles.

Boa parte das empresas de fora possuem política de arcar com custos de viagem e hospedagem caso seus funcionários sejam selecionados para palestrar. Isso ajuda muito, já que fica inviável para o evento arcar com passagem e hospedagem. Para os demais, pagamos os custos de hospedagem.

A Venda dos Ingressos

Para vender os ingressos, inspirei-me no Rails World, que focou bastante na divulgação antes de iniciar as vendas. Isso deu muito certo para nós também. Com os keynotes confirmados, colocamos um site no ar para que as pessoas pudessem manifestar interesse em participar, e comecei a participar de meetups, podcasts e lives no YouTube. Reativamos nosso LinkedIn e Twitter.

Com o público já aguardando, abrimos as vendas e, em menos de 3 dias, todos os ingressos esgotaram. Entre ingressos e patrocinadores, tivemos um público de aproximadamente 400 pessoas.

Busca por Patrocinadores

Pelo fato de nossa equipe ser enxuta, acabamos não paralelizando as iniciativas, e a busca por patrocinadores ficou por último. Acontece que isso foi, acidentalmente, a melhor coisa que fizemos. Esse era o meu maior desafio de longe, tanto porque não sou um vendedor quanto pelo histórico do evento. Por ter ficado por último, quando chegamos para falar com potenciais patrocinadores, já tínhamos os keynotes anunciados e todos os ingressos para o público geral esgotados.

As empresas que patrocinam eventos não têm recursos ilimitados. Elas precisam escolher quais eventos vão poder patrocinar. Fizemos um documento bem elaborado para listar tudo que fazia parte do pacote e mapeamos diversas empresas que utilizam Ruby on Rails. Com um bom material de patrocínio, ingressos esgotados e keynotes confirmados, acabou sendo mais fácil do que eu esperava. Diferente da última edição, as empresas que utilizam Rails estão bem mais maduras e tem faltado profissionais de Ruby no mercado; elas querem associar a marca ao evento para consolidar sua marca empregadora. Também conseguimos apoio de empresas que vendem para desenvolvedores e outras de fora do país que estão interessadas em contratar no Brasil. No final, conseguimos fechar as contas do evento no azul.

Outro fator importante é que abrimos um CNPJ de uma associação sem fins lucrativos, a "Rubi nos Trilhos do Brasil", para que pudéssemos emitir nota fiscal para os patrocinadores, ao mesmo tempo que os recursos seriam destinados única e exclusivamente para o evento. Nenhum organizador ou voluntário recebeu nada do evento. No final, tivemos 19 patrocinadores incríveis!

O Dia do Evento

A escolha do local e do formato foi crucial. Eu queria associar o Rails às startups, por isso escolhi o Cubo Itaú, o maior hub de startups da América Latina. Um auditório moderno com excelente infraestrutura.

Um dos desafios foi acumular a responsabilidade de co-apresentador do evento. Para enfrentar esse desafio, a Larissa Santana e a consultoria Calor me ajudaram muito.

Além das palestras tradicionais, tivemos algumas iniciativas diferentes.

A primeira delas foi um painel com quatro fundadores das maiores empresas brasileiras que utilizam Rails. Wagner Narde da Vindi, Carlos Brando da Enjoei, Thiago Scalone da CloudWalk e o Bruno Ghisi da RD Station. Muitos desenvolvedores sonham em empreender, e eu queria que as pessoas percebessem que o Rails continua sendo um dos melhores frameworks para iniciar uma startup.

O outro painel foi sobre a Rails Foundation. A criação da fundação foi uma das iniciativas mais importantes do Rails para a comunidade. Eu acreditava que as pessoas da América Latina precisavam conhecer a fundação, ao mesmo tempo que a fundação precisava entender melhor as demandas e necessidades dos desenvolvedores Ruby que estão fora do eixo América do Norte/Europa. Foi incrível contar com a participação de Amanda Perino, Diretora Executiva da Rails Foundation, Bruno Miranda, brasileiro e membro do conselho da Rails Foundation, e Robby Russel como mediador das perguntas.

Como um dos objetivos do evento era fortalecer a comunidade, todos os organizadores de meetups de Ruby/Rails do Brasil foram homenageados no palco, juntamente com Fábio Akita, responsável por criar e organizar a RubyConfBR ao longo de vários anos. Além disso, tivemos a oportunidade de homenagear Paulo Fagiani, organizador do histórico evento Oxente Rails, que infelizmente nos deixou alguns meses depois.

Por fim, junto com a Le Wagon, selecionamos desenvolvedores juniors recém-formados no bootcamp para criar um catálogo de empresas que utilizam Ruby on Rails no Brasil, apresentado no palco do evento. Muitos membros da equipe conseguiram seu primeiro emprego durante o processo.

Essas quatro iniciativas certamente tornaram o Tropical.rb ainda mais único.

Por fim

Organizar eventos de tecnologia trata-se de doar o que você tem de mais precioso: seu tempo. É crucial que sua motivação esteja no lugar certo. Não se trata de ROI (Retorno sobre o Investimento), não é sobre marketing de carreira. Trata-se de contribuir para algo em que você acredita.

Links para as palestras: Assista às palestras aqui

Links para as fotos: Veja as fotos aqui

Esperamos todos vocês em 2025!

Se quiserem discutir sobre organização de eventos, estou disponível no Linkedin e Twitter.