La scelta di una soluzione DAM per la gestione dei contenuti richiede una pianificazione accurata. Definisci i tuoi obiettivi, identifica le tue esigenze e valuta le tue risorse. In questo modo, sarai in grado di scegliere la soluzione più adatta e di ottenere il massimo ritorno sul tuo investimento.
Di seguito un elenco di domande e idee per chiarire le proprie esigenze ed individuare il DAM migliore per i propri requisiti.
Che domande devo farmi per le funzioni base?
Il mio team quanto tempo passa a gestire risorse disorganizzate? (Così da avere un’idea del tempo risparmiato con il DAM).
Dove sono archiviati i miei contenuti digitali? Sono sparsi su diversi dispositivi, cartelle condivise, cloud storage o piattaforme differenti? (Cloud, server, cartelle condivise da PC, sul proprio PC …).
Ci sono più versioni dello stesso file? La gestione delle revisioni è un problema?
(Condivisione di un file tramite email …)
Come organizzo e categorizzo i miei contenuti? Ho una struttura chiara e facilmente comprensibile? (Avere il riepilogo di come vengono archiviati i files per i diversi uffici)
Ho bisogno di approvazioni multiple prima di pubblicare un contenuto? (Ottenere i diversi flussi di approvazione)
- Voglio avere una visione d'insieme dei miei asset digitali? (Creazione di dashboard, bundle, riepilogo numero asset per utilizzatore …)
Con che tipo di risorse digitali lavoro?
Un DAM efficace deve essere in grado di gestire qualsiasi tipologia di file utilizzata dalla tua azienda.
Indica tutti i formati di file che la tua piattaforma DAM deve gestire: immagini, video, documenti, PDF, file sorgente creativi e altri.
Chi userà il tuo DAM?
Individua gli utenti target: chi sono le persone che utilizzano quotidianamente la piattaforma DAM? Quali sono i loro ruoli, le loro competenze tecniche e le loro aspettative?
Comprendi i loro flussi di lavoro: come creano, gestiscono e distribuiscono i contenuti al momento? Quali sono gli ostacoli che incontrano nel flusso attuale di lavoro?
Definisci le loro necessità: quali funzionalità e caratteristiche devono essere presenti nella piattaforma DAM per semplificare il loro lavoro e aumentare la loro produttività?
Hai bisogno di condividere i files esternamente?
Accesso controllato: concedere accessi specifici a determinate cartelle o file, limitando la visibilità dei contenuti solo a chi ne ha diritto.
Tracciabilità delle azioni: ogni accesso, modifica o download viene registrato.
Protezione dei dati: i file sono protetti da password e altri meccanismi di sicurezza.
Condivisione semplificata: inviare file di grandi dimensioni o condividere intere cartelle.
Metadati dettagliati: ogni file può essere dotato di metadati (parole chiave, descrizioni, tag) che ne facilitano la ricerca.
Funzionalità di ricerca avanzata: ricerca avanzata per permettere di trovare rapidamente i file desiderati.
Costi di condivisione: avere un numero di utenti e la mole di contenuti da condividere.
Hai bisogno di integrare il tuo DAM con le altre tue applicazioni?
Un DAM centralizzato dovrebbe essere il punto di riferimento unico per tutti i contenuti digitali, indipendentemente dal sistema o dal canale.
Per esempio, se hai bisogno di pubblicare immagini dal tuo DAM direttamente sul tuo sito web o e-commerce, verifica che la piattaforma offra un'integrazione nativa con il tuo CMS o la tua soluzione e-commerce.
Si ha la necessità di un single sign-on per gestire il login utente centralizzato?
Si hanno software che si integrano con plugin tra di loro?
Hai bisogno di usare i files su applicativi esterni come e-commerce, sito …?
Ecco alcuni dei motivi principali per cui è vantaggioso utilizzare i file di un DAM su piattaforme:
- Unica Fonte della Verità
- Coerenza del Branding
- Prevenzione di Errori
- Automatizzazione dei Processi
- Risparmio di Tempo
- Gestione delle Versioni
- Ottimizzazione per il Web automatizzata
Hai bisogno dei metadati?
La tua soluzione DAM dovrebbe supportare gli standard per i metadati, come IPTC, Exif e XMP.
- EXIF (dati digitali incorporati, come il tipo di fotocamera e DPI)
- IPTC (dati descrittivi, come titolo e descrizione)
- XMP (dati incorporati nel file stesso)
In una foto digitale, i metadati possono indicare la fotocamera utilizzata, le impostazioni di scatto, la posizione geografica in cui è stata scattata.
In un documento Word, i metadati possono includere il titolo, l'autore, la data di creazione e le parole chiave.
In un file audio, i metadati possono indicare l'artista, l'album, il titolo del brano e il genere musicale.
Intelligenza artificiale e automazione?
Grazie all'intelligenza artificiale, i DAM più avanzati offrono funzionalità come la ricerca semantica di immagini, l'assegnazione automatica di metadati e il tagging intelligente, semplificando la ricerca e garantendo la coerenza dei contenuti.
L’automatizzazione può essere utilizzata per il ridimensionamento o la modifica automatica di immagini per essere così distribuite o utilizzate in altri canali o scopi.
On-premise vs. Cloud-based vs. Ibrido?
Le soluzioni DAM disponibili sul mercato si dividono in due categorie: puoi ospitare il DAM “on-premise”, ossia sul server aziendale, oppure il sistema può essere ospitato dal tuo fornitore. Quest'ultimo caso è anche noto come modello "software as a service" o "SaaS". Un SaaS ti consente di accedere al DAM tramite browser web. Continua a leggere per scoprire i pro e i contro di entrambe le opzioni.
Top comments (0)