Quem é cooperado sabe que toda cooperativa precisa realizar assembleias anualmente, mas com a pandemia isto se tornou inviável no formato presencialmente, como era tradicionalmente realizada.
Entrou em vigor em 28 de Julho de 2020 a Lei 14.030 que regulamenta de forma permanente a realização de Assembleias Gerais em cooperativas de forma digital. Em seu Art. 8º diz o seguinte:
“A Lei nº 5.764, de 16 de dezembro de 1971, passa a vigorar acrescida do seguinte art. 43-A:
“Art. 43-A. O associado poderá participar e votar a distância em reunião ou em assembleia, que poderão ser realizadas em meio digital, nos termos do regulamento do órgão competente do Poder Executivo Federal.
Parágrafo único. A assembleia geral poderá ser realizada de forma digital, respeitados os direitos legalmente previstos de participação e de manifestação dos associados e os demais requisitos regulamentares.”
Agora, além de presenciais, as assembleias poderão acontecer de forma semipresencial ou digital e precisam atender todos os requisitos de convocação, deliberação e votação definidos na Lei 5.764/71, artigos 38 a 46.
Caso optem pela realização de assembleias virtuais, as cooperativas devem obedecer aos requisitos dispostos na Instrução Normativa nº 81 (SEÇÃO III) que estabelece regras de realização das assembleias e garante a validade jurídica da mesma. A participação e a votação a distância dos sócios podem ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.
Neste artigo, vamos te guiar de forma prática em todas as etapas para que sua assembleia digital ocorra com sucesso e sem surpresas!
Edital de Convocação
Toda assembleia deve começar com a divulgação do Edital de Convocação que deve ser publicado, no mínimo, 10 (dez) dias de antecedência conforme determina a Lei 5.764/71, artigo 38. Os documentos e informações a serem disponibilizados previamente à realização da reunião ou assembleia semi-presencial ou digital devem, não apenas observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei, como também ser disponibilizados por meio digital seguro.
O Edital de Convocação deve informar, em destaque, que a reunião ou assembleia será semi-presencial ou digital detalhando como os sócios poderão participar e votar a distância com indicação do endereço eletrônico (site) na internet onde as informações completas devem estar disponíveis de forma segura.
Para isso, a cooperativa deverá adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os sócios participem e votem a distância na assembleia ou reunião semi-presencial ou digital.
É importante ressaltar no Edital de Convocação que a cooperativa não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à internet dos sócios, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle.
Realização da Assembleia
A INDREI nº 81 traz ainda outra novidade: a cooperativa pode contratar terceiros para administrar, em seu nome, as assembleias semi presenciais e digitais. Recentemente lançamos o Távola (software de assembleias digitais).
Desenvolvido pela Lyseon Tech (cooperativa de profissionais de TI do Rio de Janeiro), o Távola possui todas as funcionalidades legais estabelecidas pela instrução normativa e com ele é possível:
- Ter acesso ao Edital de Convocação em um painel exclusivo;
- Criar e editar de atas colaborativamente;
- Registrar a presença dos participantes;
- Realizar assembleia por videoconferência e chat;
- Criar pauta para votação em tempo real;
- Realizar eleição de candidatos aos conselhos;
- Gravar a assembleia;
- Dispor de Suporte técnico em tempo real;
Confecção e assinaturas das Atas.
A ata da assembleia semipresencial ou digital poderá ser assinadas isoladamente pelo presidente e secretário(a) da mesa, que certificarão os sócios presentes.
Na ata da assembléia deverá constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando a forma pela qual foram permitidas a participação e a votação a distância.
Os participantes da assembleia semi-presencial ou digital deverão assinar a ata respectiva e consolidar, em documento único, a lista de presença.
Há também a possibilidade de confeccionar a ata digitalmente, ou seja, sem a necessidade de gerar um documento físico. Neste caso, ela deve ser assinada com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira-ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica;
Na ata o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização.
Vale lembrar que até o final do ano 2020, a Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro (JUCERJA), será 100% digital. A partir de janeiro de 2021 não serão mais aceitos processos físicos, ou seja, em papel. Então, toda a entrada de documentos se dará apenas online.
O mundo está mudando, a forma como as cooperativas realizam suas assembleias também. É preciso se adaptar!
Precisando de ajuda? A Lyseon Tech está disponibilizando o Távola gratuitamente para realização de sua primeira assembleia digital. Venha conferir como é simples e seguro realizar suas reuniões com o Távola.
Fale com um de nossos consultores: comercial@LT.COOP.BR
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