Reuniones Efectivas

Una reunión efectiva debe contribuir al logro de los objetivos de la organización, de forma que el tiempo invertido permita a las personas avanzar hacia las metas.

El mal uso del tiempo en las reuniones lleva a que estas, no solo que sean improductivas sino que presenten un costo para las personas que asisten: tiempo.
El tiempo de las personas es uno de los bienes con más valor en las organizaciones, es por ello que se debe realizar todo lo posible para lograr reuniones eficientes, eficaces y efectivas.

Eficiencia, Eficacia y Efectividad de las Reuniones

La eficacia de una reunión se relaciona con el fin de alcanzar las metas establecidas para la misma, mientras que la eficiencia se refiere a lograr las metas con la menor cantidad de recursos, es decir, utilizar los recursos adecuadamente para lograr los objetivos, finalmente la efectividad busca que las tareas que se lleven a cabo se realicen de manera eficiente y eficaz, es así que reuniones deben ser efectivas.

Características de una Reunión Efectiva

Si bien no existen parámetros específicos para medir la efectividad de una reunión considerando que cada reunión es diferente, pueden variar de objetivo, naturaleza, modalidad y cambian de organización a organización, pero existen variables que pueden ser observadas para evaluar una reunión:

• Objetivo Cumplido: Se logró el objetivo o meta de la reunión.
• Uso eficiente del Tiempo: Las personas presentes sienten que su tiempo fue utilizado correctamente.

Con estas variables es posible determinar si una reunión fue efectiva o no, cabe resaltar que las variables están sujetas a la subjetividad de los participantes, pero por medio de instrumentos de evaluación es posible realizar estimaciones para ajustar los procesos de reuniones.

Consejos para lograr una Reunión Efectiva

• Establecer la Naturaleza, cada reunión debe tener un objetivo, una meta que se debe cumplir al finalizar la reunión: comunicar, tomar decisión, socializar, etc.
• Estructura, se debe definir pasos y momentos de la reunión, es decir, una agenda de los tópicos que serán conversados.
• Incentivar la Participación, las personas presentes deben ser escuchadas y respetadas, y si fuese necesario, la reunión debe ser moderarada con el fin de promover la participación.
• Manejar el Tiempo, debe existir puntualidad en el inicio y fin, para evitar consumir más tiempo de lo planeado.
• Ambiente de Confianza, la reunión inicia y finaliza de forma positiva, agradeciendo a las personas por su asistencia y reconociendo los aportes positivos.
• Definir Compromisos, establecer acciones claras y observables, junto con los responsables de cada acción.
• Uso de Metodologías, acorde a la naturaleza de la reunión, se debe emplear estrategias para lograr los objetivos de la misma.

Roles dentro de la Reunión

Para lograr reuniones más eficientes y eficaces es posible definir ciertos roles dentro de una reunión:

Rol de Líder de Reunión o Moderador

Es la persona responsable de iniciar cada reunión y debe velar por la eficiencia y eficacia de la reunión.

Acciones

• Pre-Reunión: Espacio para preparar las cosas necesarias para la reunión antes del inicio de esta, crear la agenda, definir los tiempos y momentos para cada actividad.
• Explicar Formato y Agenda: Al iniciar la reunión debe socializar el objeto, formato y agenda de la reunión, para que los participantes tengan un común entendimiento.
• Medir el Tiempo: Maximizar la eficiencia del tiempo respetando los intervalos de los momentos definidos.
• Mantener el Foco: Debe evitar distracciones con el objeto que la reunión no pierda el foco de lo que se está conversando.
• Conclusión: Realizar un resumen rápido de la reunión, los temas que fueron tratados y el resultado de la misma.

Cómplice

Muchas veces las reuniones tienden a perder el foco y es difícil volver de este punto, y los moderadores suelen necesitar ayuda para evitar el punto de no retorno.
Es posible contar con una persona en el grupo de participantes que cumpla la función de cómplice, es decir, una persona que ayude al líder a cumplir con sus objetivos pero como infiltrado, sin necesariamente tener una figura de autoridad dentro de la misma.

Una vez finalizada la reunión, el cómplice puede dar una retroalimentación al líder para que este pueda mejorar y ajustar los procesos.

Este rol no es necesario, pero es de gran ayuda cuando el número de participantes es elevado o bien cuando existen muchas distracciones que deben ser minimizadas.

Reuniones Virtuales Efectivas

Existe una tensión constante entre el tiempo utilizado para socializar y el tiempo para hablar sobre el objeto de la reunión, en ocasiones las reuniones terminan en un balance natural entre ambos, pero las reuniones virtuales tienden a romper el balance entre ambos.

Si bien, en las reuniones presenciales existe un periódo de tiempo de "preparación" para acudir a la reunión donde las personas socializan antes de empezar la reunión, para luego enfocarse en el objeto de la misma sin distracciones, esta dinámica ha cambiado en las reuniones virtuales, puesto que en muchas ocasiones las personas se conectan directamente a la llamada, el tiempo de "preparación" no es ignorado, sino que forma parte de la reunión produciendo una fuga de tiempo de reunión.

• Fatiga por reuniones virtuales, un flujo continuo de reuniones virtuales deja exhausto a cualquier persona.
• El tiempo para conversaciones sociales informales o small talk es importante, en algunos escenarios promueve y mejora la moral del equipo y les ayuda a crear, mantener y profundizar los lazos dentro del equipo.
• Son estas conversaciones sociales las que promueven el bienestar de las personas y ayudan a que las personas puedan compartir sus emociones. Es una forma de fortalecer las relaciones individuales y es crítico para construir equipos de alto rendimiento.

Conversaciones Sociales en las Reuniones

Los espacios de socialización deben ser creados deliberadamente, es por ello que deben formar parte de la agenda de la reunión, con el fin de que las personas que deseen participar de este espacio lo puedan hacer y las que no, puedan retirarse.

Esto actúa como punto medio y crea un balance entre: promover la eficiencia en el uso del tiempo, por lo que las personas sienten que su tiempo es valorado; y brindar el espacio para conversaciones sociales informales que favorecen al crecimiento personal y profesional del equipo.

No se debe obligar a las personas a participar de estos espacios ni tampoco es necesario que estén presentes si no lo desean.

¿Cómo romper el hielo?

Se debe crear una conversación cuya función es traer a los presentes a un terreno común que logre aunarlos y generar una conversación fluida, aliviar la tensión en una situación incómoda y crear un ambiente de confianza.

Para romper el hielo:

• Se puede establecer un periodo de tiempo al comenzar las reuniones para verificar si existen personas que desean compartir novedades personales o profesionales.
• Introducir en la agenda elementos designados para compartir opiniones y conjeturas, elementos banales que brinden facilidad para el diálogo.
• Al cumplir con el objeto de la reunión, el tiempo restante se puede dedicar a socializar entre las personas presentes.

Claro está que no es fácil lograr reuniones efectivas, no basta con seguir las recomendaciones o prácticas para asegurar el éxito de una, sino que una reunión efectiva es producto de un trabajo arduo, de aptitud, dedicación y sobre todo, perseverancia.

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Originalmente publicado en Zalimben's Blog