Guia de uso do Slack no trabalho remoto

📸 por Pavan Trikutam

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O segredo é a comunicação assíncrona

Comunicação assíncrona é quando se comunica sem esperar resposta imediata. E isso te possibilita fazer seu trabalho de forma mais concentrada e sem muitas interrupções, o que é muito importante no trabalho remoto.

O objetivo deste guia é que você interrompa menos e seja menos interrompido no ambiente de trabalho remoto, e ele parte do princípio de que toda comunicação pode e deve ser assíncrona.

Como faço isso?

• Essa reunião poderia ser um e-mail, uma mensagem, um áudio, um vídeo? Sim.
• E usando uma dessas opções o problema seria resolvido de forma rápida e efetiva? Sim.
• Então usarei uma das substituições acima mencionadas.

Como tornar as suas conversas assíncronas

• Sua mensagem pode ser compreendida apenas com texto? Mande uma mensagem.
• Ela é mais complexa e necessita de mais contexto? Mande um áudio.
• Há a necessidade de apresentar alguma tela? Mande um vídeo.
• Precisa de uma discussão mais aprofundada com troca de ideias? Aí sim uma reunião pode ser útil.

💡Dica: não mande apenas Oi, tudo bem?, complemente com o que você precisa;
💡Dica 2: você que recebeu o Oi, tudo bem? Preciso de X, assuma a boa intenção de quem te enviou essa bela mensagem assíncrona;
💡Dica 3: se for mandar áudio ou vídeo envie também um título para a pessoa poder fazer uma busca no futuro.

@canal and @aqui

O uso de canais no Slack diminui ruídos e comunica muita gente de uma vez só, mas um erro de comunicação em um canal, por envolver muitas pessoas, pode causar muitos constrangimentos.

Imagine que você trabalhe presencialmente em uma sala com mais 20 pessoas, e você precisa dar um recado. Você pode parar na frente da porta e chamar a atenção de todos, quando todas as pessoas olharem, você fala. Mas imagine que isso se repete algumas vezes na semana, ou em um só dia, ficaria inviável parar todo mundo todas essas vezes, se eu estivesse nessa situação apenas colocaria um aviso na porta e quem passar por ali verá e acabará comentando com outros colegas.

E o ambiente remoto funciona de forma parecida, quando marcamos uma mensagem com @aqui notificamos todas as pessoas que estão on-line no Slack, e com o @canal é pior, pois notificamos até quem não está on-line - pessoas de férias, de licença, que estão se casando - e se pessoas respondem na thread é uma notificação para cada mensagem.

Eu sigo as seguintes regras:

• Todo mundo precisa ler a mensagem no momento que ela será enviada? Se a resposta for não, eu não uso @aqui ou @canal;
• Ok, a mensagem é muito importante e imediata, mas só fará proveito ou poderá me ajudar quem estiver on-line? Mando um @aqui.
• E em último caso, quando eu não consegui achar uma justificativa para não avisar todo mundo, eu revejo minhas escolhas de vida, mas nunca mando @canal.

Você pode aprender mais sobre notificações aqui.

Mensagens diretas vs mensagens em grupo vs canais

O Slack te permite conversar com uma ou mais pessoas de três maneiras:

1. A conversa entre 2 pessoas, que é uma mensagem direta;
2. A conversa entre 3 ou mais pessoas por um canal;
3. E a conversa entre 3 ou mais pessoas por uma mensagem direta em grupo;

Quando usar uma mensagem direta

Quer conversar com apenas uma pessoa e o assunto não precisa ser tratado por mais pessoas? Mande uma mensagem direta.

Quando usar uma mensagem direta em grupo

• Esta conversa tem entre 3 e 9 pessoas?
• Ela tem prazo para se encerrar? É um assunto pontual?
• Mais ninguém será adicionado à conversa?
• Respondeu Sim a todas as perguntas? Use a mensagem direta em grupo.

Quando usar canais?

• Esta conversa tem mais de 9 pessoas?
• Novas pessoas serão adicionadas com o tempo?
• É um assunto que se prolongará ou será retomado várias vezes?
• Respondeu Sim a alguma dessas perguntas? Crie um canal.

Aqui você encontra mais informações sobre mensagens diretas, e aqui sobre canais.

Threads

Canais são ótimos para compartilhar conversas, mas quando uma discussão rende muito assunto fica quase impossível saber quando ela começa ou termina.

Para você que conhece o Twitter, as threads do Slack são bem parecidas, para quem não conhece, é mais ou menos assim:

Existe a timeline de mensagens, seja em mensagens diretas ou canais, com todo histórico de mensagens enviadas ali, uma thread é uma forma de organizar somente as respostas relativas a uma determinada mensagem.

Vamos a um exemplo: eu mando uma mensagem sobre o site da empresa não estar funcionando, imediatamente após minha mensagem alguém pergunta como acessar um determinado banco de dados, e depois desta mensagem outro alguém responde a minha mensagem, perguntando por mais detalhes do meu problema, e com mais algumas mensagens as conversas se misturam e fica difícil acompanhar e saber onde uma começa e a outra termina.

E agora essa mesma situação com threads: eu mando minha mensagem, alguém manda outra sobre outro assunto, uma terceira pessoa me pede mais detalhes, mas desta vez dentro da thread da minha mensagem, e assim os dois assuntos evoluem, cada uma na sua thread, sem sujar a timeline original e facilitando a busca no futuro.

💡Dica: precisa mandar mensagem numa thread antiga e quer que novas pessoas (além de quem respondeu à thread) saibam? Marque a caixa abaixo da mensagem e envie-a ao canal ou mensagem direta em grupo.

Mais informações sobre threads aqui.

Áudios e Círculos

Quando temos um conceito ou problema muito complexo para ser enviado e resolvido via texto apelamos para uma reunião com gente demais, sem objetivo e que só gera outra reunião. Podemos simplificar esse fluxo com os áudios e círculos (huddles) do Slack, com essas condições:

Quando enviar um áudio

• Precisa apenas comunicar (sem a necessidade de discussão) algo mais complexo?
• Precisa apenas explicar um conceito ou problema para uma ou mais pessoas?
• Respondeu Sim a alguma dessas perguntas? Envie um áudio.

Quando criar um círculo

• Precisa discutir uma ideia, um conceito ou traçar uma estratégia com uma ou mais pessoas? Respondeu Sim, crie um círculo.

💡Dica: lembre-se, reunião boa é reunião com objetivo, se precisar criar um círculo tenha um objetivo e um horário de fim da reunião, e tome a frente da discussão para garantir que os dois pontos serão alcançados: resolver a questão dentro do tempo determinado.

Aqui está a documentação do Slack sobre áudio e vídeo.