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Estamos sempre falando de como nos organizar, dando dicas e mostrando o que está funcionando para cada um de nós, porém ficamos meio perdidos, nos perguntando se o que estamos fazendo é, de fato, o mais eficiente, será que existe algum tipo de receita que podemos seguir para que os nossos métodos de organização sejam ainda mais eficazes?

Já falamos de origens e psicologia e também falamos de ferramentas e dicas! Agora, para finalizar a nossa série de artigos sobre organização pessoal, vamos falar de metodologias!

Metodologias

Metodologia é o estudo de um método, ou um estudo de caminhos para se chegar a um objetivo final. As metodologias ajudam para que possamos seguir um caminho de uma forma mais organizada e concreta ao invés da tentativa e erro, afinal, elas são justamente o estudo dessas tentativas.

É importante dizer que, se uma metodologia se adapta perfeitamente ao que você está fazendo, então provavelmente você está fazendo errado. Isto porque as metodologias foram criadas para nos dar um norte de como serguirmos, mas não para ditar a forma como devemos realizar nossas tarefas. Na maioria dos casos uma metodologia precisará adaptada ou até mesmo modificada de acordo com suas necessidades.

Por que usar uma metodologia

Ao longo dos anos que tentei me organizar, eu tentava criar métodos e atividades que fizessem com que eu pudesse ser mais eficiente na organização pessoal, porém isso nem sempre é a verdade, muitas vezes descobrimos métodos muito eficientes, porém pouco práticos e vice versa.

Depois de algum tempo, descobri que outras pessoas passaram pelos mesmos problemas que eu, e tiveram ideias diferentes de como trata-los, e assim eu comecei a aprender um pouco mais sobre metodologias.

Metodologias da organização pessoal

No geral, quem trabalha com desenvolvimento de software está bastante acostumado com o método ágil de desenvolvimento, Agile, Scrum, Kanban e outras metodologias muito famosas. E você pode se impressionar quando eu disser que estes métodos ágeis também podem fazer com que a sua vida se torne bastante ágil.

Por isso que, muitas vezes, a organização pessoal pega "emprestado" técnicas de produtividade destes métodos que foram criados para poder desenvolver muito em pouco tempo. Os métodos que fazem mais sucesso são:

• Scrum
• Kanban

Porém, com o tempo, as pessoas começaram a pegar os métodos ágeis, que foram originalmente criados para times completos, e transformá-los em metodologias individuais para gestão e cumprimento de tarefas. Daí surgiram outras metodologias, onde a mais conhecida é a GTD (Get Things Done).

Além disso várias técnicas como o Pomodoro também foram desenvolvidas e podem ser combinadas com as metodologias para poder obter um resultado ainda mais elaborado.

Vamos discorrer um pouco sobre cada uma delas e como elas podem ser aplicadas.

Scrum na organização pessoal

O Scrum é uma metodologia ágil de feedback contínuo. Nele, um Product Owner, um Scrum Master e um time de desenvolvimento realizam iterações evolutivas sobre um produto para que ele seja desenvolvido juntamente à participação do cliente em cada processo, diferentemente do modelo waterfall mais antigo que se baseava somente na passagem de etapa para etapa.

O time se organiza em sprints, que podem durar 7, 14 ou mais dias. Nestas sprints todas as tarefas a serem realizadas dentro daquele timeframe já estão descritas e nada mais pode ser alterado até a próxima sprint. Todos os dias o time realiza uma daily meeting de 15 minutos e no final da sprint o time realizar uma revisão e uma retrospectiva.

Obviamente não temos como incorporar as reuniões com o time na metodologia de organização pessoal a menos que vocês tenha um grande talendo para discutir consigo mesmo, porém, o modelo de sprints é muito utilizado (com algumas facilitações) para poder melhorar ainda mais a forma como podemos nos organizar. Abaixo vou colocar alguns pontos que podemos pensar quando estamos desenvolvendo a nossa metodologia:

• Use sprints de 7 dias, ou seja, planeje sua semana toda no domingo
• Use pontos de sprint (que falamos no artigo anterior) para mensurar a quantidade de tarefas que você faz por sprint, desta forma você saberá quando exceder o seu limite
• Lembre-se: Imprevistos acontecem, então flexibilize a regra de não modificar nada na sprint para que ela permita outras adições e remoções de tarefas durante a semana
• Opcionalmente no final da sprint faça uma retrospectiva verificando o que vocês fez bem ou não naquela semana para que não repita o erro na semana seguinte

Kanban na organização pessoal

O Kanban é outro modelo bastante interessante que é frequentemente misturado com o Scrum. Neste modelo a visualização é a chave, então temos os chamados Kanban Boards, como a seguir:

Toda a metodologia do Kanban é baseada no controle de fluxo, ou seja, ao invés de termos alguém dizendo o que fazer, deixamos que as pessoas coloquem suas necessidades em um backlog e o time vai pegando e realizando as tarefas conforme há slots disponíveis. Isto porque, no Kanban, temos um limite de trabalho que pode ser feito por vez, geralmente uma pessoa não pode fazer mais de duas tarefas ao mesmo tempo.

Por isso o board se faz necessário, ter a visualização do que está bloqueado, do que está sendo feito e do que é necessário ser feito dá insights muito interessantes para quem está gerenciando o projeto.

Novamente, não temos como ter um time trabalhando quando estamos falando de organização pessoal, portanto algumas partes da metodologia, como ter alguém produzindo e pedindo tarefas que são adicionadas no backlog, devem ser feitas manualmente, outras dicas:

• Use um board para organizar as suas tarefas
• Liste tudo que precisa ser feito e vá adicionando as tarefas conforme elas vão chegando
• Repriorize o backlog sempre que uma nova tarefa for adicionada a ele
• Utilize-se da limitação de trabalho para focar

GTD

O GTD foi criado por David Allen, um norte-americano que dedicou seu trabalho a descobrir como ser mais produtivo. Na minha opinião o GTD aliado com outros métodos pode ser uma forma extremamente eficaz de fazer as coisas, de fato, acontecerem.

Se você quiser ler um pouco mais sobre a metodologia, este blog tem um conteúdo incrível sobre.

O GTD se divide em alguns passos:

1. Capturar: Obter a tarefa ou a ação que precisa ser feita e anota-la em um meio mais confiável, como falamos no último artigo.
2. Esclarecer: O momento que você tira para definir e descrever todas as tarefas.
3. Organizar: Manter a lista sempre organizada e de fácil acesso
4. Refletir: Revisão das tarefas e definição de prioridades
5. Engajar: Começar a trabalhar

Obviamente você não precisa seguir todos os passos à risca. Eu, por exemplo, não tenho um momento do meu dia aonde eu esclareço todas as tarefas, até porque eu jamais vou lembrar de tudo. Então eu capturo e esclareço no mesmo momento. Já a organização e a reflexão também são feitas no momento que adiciono uma tarefa à lista (algo que peguei emprestado do Kanban).

Toda a metodologia fica bem explicada com o diagrama a seguir:

Estamos a todo o momento recebendo inputs do ambiente, novas tarefas e itens do cotidiano. Assim que recebemos um destes inputs temos que pensar: "Existe algo que eu possa fazer com isso?", se a resposta for "não", então você tem três opções:

• Jogar fora: Você nunca vai usar isso (um email de spam ou qualquer outra coisa)
• Lembretes: Você provavelmente vai usar isso em algum momento e já sabe mais ou menos a data. Então você pode adiar esta tarefa para quando você acredita que irá usá-la
• Referências: Se você acredita que este item será um material de referência (um documento, certidão), armazene-o em um local muito bem organizado de forma que você consiga achar super rápido.

Se você tiver uma ação que possa ser realizada na tarefa, vamos voltar ao artigo anterior, onde podemos executar três tipos de ações sobre aquela tarefa:

• Se demorar menos que 2 minutos, faça!
• Delegue: E, assim que delegar, crie uma outra tarefa de follow-up para uma data futura
• Adiar: Quando não precisamos tomar uma ação imediata, mas sabemos que vamos precisar no futuro

Veja que estamos aplicando as técnicas do inbox zero que vimos no último artigo com as técnicas dessa metodologia, ou seja, estamos adaptando as técnicas de cada uma para que elas funcionem melhor como um todo.

Um outro conceito interessante do GTD é o de "projetos". Toda a tarefa que demanda mais de uma etapa para ser concluída é chamada de um projeto. Estes projetos são grupos de tarefas que precisam estar com todas as informações necessárias a mão.

Pomodoro

Para finalizar, não vamos falar de uma metodologia, mas sim de uma técnica. O Pomodoro foi criado por Francesco Cirilo perto da década de 80.

Esta é uma técnica um pouco radical, ela impõe que você terá de fazer suas tarefas em timeframes de 25 minutos cada. Ou seja, para cada tarefa você precisa estar completamente livre de distrações por 25 minutos, pelo menos, este tempo é chamado de _pomodoro.

Depois de um pomodoro, uma pausa de cinco minutos é realizada e, após quatro deles, uma pausa de 30 minutos é feita. Esta técnica pode ser combinada com qualquer uma das metodologias anteriores para completar a sua produtividade, uma vez que ela evita bastante a procrastinação.

Sempre que terminamos uma tarefa, anotamos quantos pomodoros demoramos e riscamos ela da lista. Isto, com o tempo, ajuda a entender quanto tempo demoramos para relizar as nossas tarefas.

Porém, como qualquer metodologia, ela tem prós e contras. Um dos maiores contras é que, se você esta em um estado de "flow", onde está tudo fluindo e você está produzindo continuamente, o tempo pode acabar bem no meio de sua produtividade e você pode demorar mais para voltar aonde estava ou até mesmo perder completamente a ideia. Nestes casos, o ideal é ajustar o tempo de um pomodoro para um tempo maior, para que você possa se concentrar sem nenhuma interrupção.

Hábitos

Como estamos falando desde o primeiro artigo, hábitos são muito importantes, não adianta nada termos a melhor metodologia de organização mas não termos o hábito de olhar as listas.

Um hábito demora mais ou menos 21 dias para ser criado, e não pode ser removido, apenas substituído por outro hábito. Então, para criar hábitos podemos recorrer a nossa própria força de vontade e nos forçar a fazer as mesmas coisas que queremos manter por 21 dias seguidos, sem interrupções, mas isso é muito difícil para todas as pessoas, então podemos dar uma forcinha.

Existem uma série de ferramentas que podem nos ajudar com a criação de hábitos, uma delas é o Habitica, que transforma sua vida em uma aventura de RPG.

Ele também possui um board que permite que você defina seus hábitos, suas tarefas e também o que você quer fazer diariamente:

Crie sua própria metodologia

No final, tudo vai se resumir a criar a sua própria maneira de trabalhar. Não se preocupe em seguir a risca as ideias de todas as metodologias porque não vai dar certo, o ideal é que você adapte cada uma delas buscando partes que façam você se organizar melhor e se sentir bem conforme aplica a sua própria metodologia.

No meu caso, procuro seguir mais a metodologia GTD, então sempre que estou trabalhando em algo muito importante, desligo todos os aparelhos eletronicos e foco até terminar a tarefa, mais ou menos como o pomodoro, porém sem o timer, já utilizei a técnica e não me adaptei muito bem às pausas.

Sempre que eu tenho uma nova tarefa ou um novo email, passo pelo processo descrito pelo infográfico, porém não tenho uma "incubadora" de tarefas, eu simplesmente posso fazer ou não fazer, tarefas que não são feitas acabam indo para o lixo.

Além disso, todas as minhas tarefas tem hora e data marcadas, eu jamais coloco uma tarefa como "Assim que possível". Se a tarefa é urgente, ela deve ser feita logo a seguir ou então exatamente agora.

Para me organizar, costumos fazer revisões constantes no meu calendário para ajustar a algum tipo de mudança e sempre estou trabalhando para melhorá-lo. Isto não está sendo muito produtivo ultimamente, portanto vou realizar uma mudança iminente para que eu possa aplicar uma avaliação quantitativa (como os pontos de sprint) semanal e revisar todos os domingos, que é quando planejo a próxima sprint.

Não gosto da parte de projetos do GTD porque ela não faz muito sentido para mim então, no Todoist, eu acabo usando os projetos como categorias para definir a que tipo de trabalho eu estou dedicado, como: Estudos, Pessoal, Artigos e etc.

Para finalizar eu gosto de manter a ideia do Kanban, então organizo as tarefas todas em uma unica "caixa de entrada" que seria o meu backlog. Depois disso vou buscando e pegando as tarefas uma a uma e organizando todas em categorias até que não haja nenhuma nova tarefa na caixa. Além disso não planejo uma única semana por vez, tento organizar as tarefas para que preencham pelo menos duas a três semanas e sempre preencho uma descrição concisa e um título expressivo que me ajudam a lembrar o que eu preciso fazer a cada momento.

Conclusão

Não há a melhor metodologia, pois a melhor delas é a que se adequa a você. Tente misturar um pouco de cada uma para criar o que funciona melhor, não tenha medo de testar e errar, afinal, você está no controle.

Uma vez que você tiver chego no nível de organização pessoal ideal, você saberá que toda a sua vida está organizada e, não importa o que aconteça, desde que você cumpra com suas tarefas, você saberá que tudo dará certo, porque você planejou! Este é o objetivo máximo!

Espero que minha história e minhas dicas possam ter ajudado algumas pessoas sobre como podemos nos organizar. Se você tiver outras dicas, deixe-as aqui nos comentários! Vamos criar sua metodologia juntos! :D

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