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Devido às últimas notícias e as mudanças nas nossas vidas por conta do COVID-19 todos nós tivemos que achar uma forma saudável e produtiva de trabalhar. Muitos foram enviados para casa e podem continuar fazendo trabalho remoto, porém a "arte" do trabalho remoto não se resume a só ficar em casa e tentar ser o mais produtivo possível, há toda uma série de técnicas e melhores práticas que podem fazer com que você seja super produtivo sem ficar cansado ou esgotado.

A ideia toda surgiu quando algumas pessoas me perguntaram como eu consigo me organizar e não surtar fazendo artigos e publicando conteúdo semanalmente, além de lidar com outras questões como comunidades e eventos. Para mim isso pareceu exagerado porque eu não via isto da mesma maneira, até que outras pessoas também começaram a perguntar, então eu percebi que este era um tópico de interesse da comunidade no geral! Portanto, resolvi escrever um pouco do que faço na esperança de ajudar todas as pessoas que lerem!

Sumário

• Objetivo
• Minha história com organização pessoal
• Por que a organização pessoal é importante
  • Vantagens da organização pessoal
• Dificuldades da organização pessoal
  • A psiquê por trás da organização pessoal
• Dicas iniciais
• Conclusão

Objetivo

O objetivo desta série de artigos não é ser uma bíblia para ser seguida à risca, mas sim um conjunto de práticas e dicas que acabei por recolher e organizar ao longo dos anos. Pretendo separar estes artigos em 3 partes para que eles sejam rápidos e de fácil leitura:

1. A primeira parte (essa) vamos falar um pouco da psicologia da organização pessoal e introduções sobre vantagens e melhores práticas
2. Na segunda parte falamos sobre as ferramentas que uso e que já usei, itens que precisam ser organizados e algumas dicas de como utilizá-las
3. Para finalizar, na terceira parte vamos falar de metodologias, também vamos passar por alguns insights que tive ao longo do tempo e como eles se aplicaram a mim, e também como podemos juntar o melhor de cada metodologia e conceito e criar as nossas próprias formas de organização, afinal, ela é pessoal

Nota: Este artigo se baseia totalmente em minhas experiências pessoais, portanto eu posso estar perdendo ou deixando de lado algumas coisas porque eu simplesmente não as vivi. Além disso, todas as ferramentas que vou citar e deixar ao longos das próximas partes dessa série e as opiniões sobre elas são completamente minhas baseado no meu uso e na minha experiência que eu tive como um todo. Se você teve uma experiência diferente ou tem uma visão diferente sobre organização pessoal, eu adoraria ler sobre em um outro artigo ou aqui mesmo nos comentários :D

Dito isso, vamos seguir para o que interessa!

Minha história com organização pessoal

Para quem não me conhece, meu nome é Lucas Santos, atualmente trabalho na Microsoft como Cloud Advocate, mas já trabalho com tecnologia e desenvolvimento há quase 9 anos, mas porque estou falando isso? Basicamente porque quero mostrar de onde vem essa minha ideia de organização pessoal e por que eu acho ela muito importante.

Durante minha carreira eu já passei por diversos cargos em diversas áreas, desde suporte até liderança e, durante o período que estive em todas elas, eu nunca trabalhei só com desenvolvimento. Em outras palavras, o meu trabalho nunca foi meu único trabalho, eu sempre estive muito envolvido com comunidades de desenvolvimento, eventos, meetups, ensino de programação, artigos, vídeos, podcasts e tudo isso enquanto tinha que administrar minha vida pessoal.

Desde pequeno eu sempre fui uma pessoa muito ansiosa, sempre fui muito curioso em descobrir como as coisas funcionavam e sempre quis ter o controle de tudo em minha mão, eu tinha obrigatoriamente que saber de todo o processo das coisas para ter certeza do que aquilo fazia, isso me dá uma sensação de segurança, de saber aonde eu estou pisando. Durante meu ensino fundamental e médio isso nunca foi um problema, porém quando cheguei ao mercado de trabalho e a faculdade, isso começou a se provar bastante inviável... É fácil você saber de tudo em uma empresa pequena, mas quando as coisas começam a ficar grandes, isso foge ao seu controle, e tentar recuperar o controle total de tudo é como tentar segurar, sozinho, um trem em movimento.

E eu acreditei que conseguia segurar o trem...

Então, entre 2016 e 2017 eu tive um dos maiores picos de estresse que já tive em toda a minha vida, tendo que administrar minha faculdade (na época cursava UFABC) e também meu emprego, que havia recentemente se mudado para um local na Vila Olímpia. Isso foi uma das provas mais difíceis que eu tive de passar porque eu levava quase 2 horas para chegar ao trabalho, acordava todos os dias as 5h40 e ia direto do trabalho para a faculdade voltando as 23h. Então eu precisava arrumar um jeito de organizar tudo o que eu precisava fazer, estudar para as provas e minhas horas de sono e de lazer. Eu falhei miseravelmente... Neste mesmo ano tive vários problemas de saúde e várias crises de ansiedade que me renderam um ansiolítico por dia até hoje.

A partir deste ponto eu comecei a perceber que não era a quantidade de coisas que eu fazia ou deixava de fazer, mas o que eu pensava delas, eu sempre achava que não fazia o suficiente e que eu não estava chegando aonde eu queria, foi ai que me dei conta que o problema não era eu, mas sim a minha falta de organização. E desde então eu tento evangelizar a organização pessoal para o máximo de pessoas que eu posso para que ninguém tenha que passar pelos mesmos problemas que eu passei.

Por que a organização pessoal é importante

Primeiramente, pelo fato de que ela ajuda a reduzir (se não eliminar por completo) sua ansiedade em ver coisas prontas – nós vamos falar um pouco mais sobre isso em outra seção – e isso é ótimo para a sua saúde porque evita uma série de problemas que a ansiedade pode causar. Uma vez sabendo que você pode relaxar porque as coisas estão planejadas e, se você seguir seu plano, tudo vai estar pronto quando deveria estar.

Depois, tudo na vida exige organização e planejamento, desde as menores coisas como o aniversário do seu hamster até problemas grandes e complexos como sistemas distribuídos utilizando Kubernetes com AKS. Então você vai ter que se organizar para fazer tudo na sua vida, é uma obrigação? Não, você pode simplesmente ir jogando as tarefas uma a uma seguidas e ir fazendo na ordem que você quiser, armazenando tudo na mente, mas uma hora isso vai acabar pesando e descontando este peso em você.

Por último, mas não menos importante, se organizar é um meio de fazer mais coisas em menos tempo, então pode ser que aquelas 5 coisas que você estava pretendendo fazer durante uma semana possam ser resolvidas todas paralelamente em 2 dias, e ai você tem 3 dias para fazer outras coisas. Além disso, se organizar inclui não só ter o seu trabalho organizado, mas também a sua vida pessoal e seus momentos de lazer, sim! O lazer é tão importante quanto qualquer artigo ou projeto que você vai fazer em sua vida, e ele precisa ter um tempo na sua agenda a qualquer custo, mas se você não se organiza ele vai sempre acabar caindo para a última prioridade e ai vamos voltar para a ansiedade novamente.

Vantagens da organização pessoal

Vamos resumir o que falamos em pequenos tópicos, quais são as vantagens da organização pessoal?

• Reduz a ansiedade e o estresse por não ter o controle das coisas
• Cria um mindset de organização crescente que permite que você estenda sua psicologia de organização para outras áreas e outras pessoas
• Aumenta sua eficiência, possibilitando que você faça mais coisas em menos tempo
• Libera tempo útil para realizar mais coisas e, consequentemente, ter mais tempo para você
• Cria hábitos saudáveis de organização e arquivamento que permitem que você possa buscar e encontrar coisas muito mais rápido
• Gera responsabilidade
• Induz auto controle e disciplina

Dificuldades da organização pessoal

Se organizar não é uma tarefa simples e, portanto, leva bastante tempo. A organização pessoal vai muito além dos calendários e listas de tarefas, temos que criar hábitos – já foi provado que um novo hábito demora pelo menos 21 dias para ser consolidado – também precisamos criar disciplina, evitar a procrastinação e uma série de outras coisas que envolvem não só a mudança mental mas também física.

Temos uma série de ações que podem minar nossa organização pessoal e nem percebemos, por exemplo:

• Procrastinação, o ato de deixar algo para ser feito depois quando não existe nenhum tipo de punição por não realizar uma tarefa
• Cansaço mental
• Cansaço físico
• Falta de priorização
• Falta de definição nas tarefas
• Problemas com disciplina própria, afinal não são todas as pessoas que conseguem se organizar a ponto de criar uma disciplina e levar o pessoal com seriedade

E muitas outras coisas.

Vamos ver como nosso cérebro funciona e dar um background científico a isto.

A psiquê por trás da organização pessoal

O cérebro é um computador impressionantemente complexo e cheio de segredos que ainda não conseguimos descobrir. Porém conseguimos criar analogias muito parecidas com computadores. Por mais que tenhamos uma série de tarefas em execução ao mesmo tempo em seu computador pessoal – o meu, agora, por exemplo, está com um navegador, o editor aonde estou escrevendo este artigo e alguns apps de comunicação – tudo parece estar sendo executado ao mesmo tempo, mas na verdade o processador está alterando entre tarefas muito rapidamente, ou seja, essencialmente ele está executando somente uma tarefa de cada vez.

O mesmo acontece com nosso cérebro, apesar de parecer que conseguimos realizar diversas tarefas ao mesmo tempo, o cérebro só consegue executar duas tarefas cognitivamente complexas simultaneamente. Portanto muitas pessoas pensam que o ato de fazer um multitasking é benéfico e eficiente quando, na verdade, é mais prejudicial do que benéfico. Um exemplo clássico é tentar falar ao telefone em quanto digita, algo diferente, ou então escrever um email enquanto fala com alguém sobre outro assunto, isto acontece porque os canais que processam a fala são os mesmos e só há um deles. E isso explica porque podemos dar um nó ou então tocar uma música e cantar ao mesmo tempo, pois os canais que processam a voz e os canais motores que vão ser responsáveis pelo movimento das cordas são diferentes.

Quando fazemos isso inconscientemente chamamos de task switching, caso contrário, chamamos de cognitive shifiting.

Além disso, existe um conceito chamado attention span que é a medida de tempo que um ser humano se mantem focado em alguma tarefa em particular. A Microsoft Canada publicou um estudo em 2015 que diz que a média de tempo que um ser humano se mantém atento a uma tarefa é de aproximadamente 8 segundos. E isto é super importante para o que vamos falar a seguir.

Obviamente isso pode mudar de acordo com o tipo de tarefa que estamos realizando, aparentemente quando uma tarefa é motivante ou prazerosa podemos ter até 20 minutos de atenção nela. E por que isso é importante? Simplesmente pelo fato de que, agora, temos um limite de tempo que nossas tarefas devem ter para podermos nos manter eficientes e organizados, ou seja, não podemos criar tarefas que excedam 20 minutos o que nos força a quebrar tarefas grandes em tarefas menores e isso por si só nos força a detalhar melhor tudo o que fazemos, criando uma melhor descrição do que precisamos fazer, eliminando tarefas inúteis ou itens irrisórios que podem parecer importante a um primeiro olhar.

Esse é o primeiro passo da organização pessoal: Saiba exatamente o que você precisa fazer

Quando você tem uma tarefa nebulosa ou que não parece muito explicita, você simplesmente não consegue desenvolver essa tarefa em um tempo hábil, então será necessário que você crie uma outra tarefa somente para poder pensar melhor nesta primeira, ou seja, uma tarefa para o planejamento da próxima tarefa, que foi exatamente o que eu fiz neste artigo, eu queria escrever um conteúdo sobre organização pessoal porém não sabia por onde começar, então, por duas semanas, eu me debrucei e pesquisei possíveis tópicos que poderia falar e escrever, sempre anotando tudo.

Dicas iniciais

Como temos mais duas partes deste artigo, eu não vou colocar todas as ideias e dicas em um único lugar, mas sim vou deixar cada uma em seu devido artigo para que as coisas fiquem mais organizadas.

Para este artigo, vou focar mais na parte da disciplina e como podemos começar a nos organizar como pessoas, não vou tocar em ferramentas, metodologias e nenhum outro tipo de técnica, tudo o que vou falar aqui é com base no que eu experimentei ao longo dos anos.

Vamos lá!

Nada de meias palavras. Saiba sempre exatamente o que precisa ser feito

Tenha suas tarefas muito bem definidas a risca. "Falar com o João" não é uma tarefa definida, você precisa deixar extremamente claro tudo o que você precisa fazer, se possível, com a maior quantidade de detalhes, por exemplo, "Falar com o João sobre a apólice de seguro e pedir o reenvio do boleto para o dia 23".

Seu cérebro não é um HD, ele não é confiável

Você lembra o que você estava fazendo neste exato momento há 3 anos? Não? Então, é ai que eu quero chegar. Nossa memória não é confiável, sempre anote tudo NA HORA QUE PENSAR, não deixe para depois e jamais diga a frase "Depois eu escrevo isso".

Sempre escreva tudo com a maior quantidade de detalhes possível em algum lugar para tirar isso do seu cérebro. Um dia conversei com o William "PotHix" Molinari – que, inclusive, é desenvolvedor em uma das ferramentas de organização que mais gosto – e ele me deu uma das dicas mais legais: "Seu cérebro é feito para processar, não para memorizar, então tire tudo que você precisa lembrar dele e coloque em outro meio mais confiável, como um papel".

Tenha disciplina

Não é porque estamos falando de organização pessoal que temos que levar como se fosse brincadeira, muito pelo contrário, a organização pessoal é altamente pautada na auto disciplina e responsabilidade, então você precisa levar ela como se fosse parte do seu trabalho.

Algumas pessoas tem uma dificuldade grande em transformar algo pessoal em uma responsabilidade, porque, afinal, ninguém vai brigar com você ou puxar seu cabelo porque você errou ou atrasou uma tarefa pessoal, você é seu próprio gerente. Mas isso é ao mesmo tempo bom e ruim, principalmente porque você precisa ser duro consigo mesmo para conseguir ser produtivo e eficiente, lembre-se, a única pessoa culpada por suas falhas e fracassos é você e ninguém mais.

Portanto, a disciplina em estudos, tarefas pequenas e grandes é só sua, e você precisa ser duro consigo, crie punições: "Não vou ver minha série hoje porque eu não completei minhas tarefas", "Vou desligar a Internet porque eu atrasei tal tarefa".

TUDO é uma tarefa

Vamos falar disso mais tarde, mas tudo pode ser considerado uma tarefa, desde limpar as folhas no jardim até a paz mundial, então anote tudo que você precisar fazer e faça um uso extremo de listas de to do, não tenha vergonha de pedir para amigos enviarem invites, viva pelo princípio: "Se não está no meu calendário ou na minha lista de tarefas, isso não existe"

Mantenha-se simples

Acabamos de falar para anotar tudo, mas não adianta você só colocar uma tarefa com o título "Alcançar a paz mundial", vamos discorrer mais sobre o assunto no futuro, mas sempre tente quebrar tarefas grandes em tarefas pequenas, geralmente tarefas de 20 minutos ou menos, desta forma você sempre saberá o que fazer.

Tudo tem uma data

Eu sou programador, odeio trabalhar com deadlines porque eu quero meu sistema ainda mais robusto e mais perfeito, mas infelizmente, para a nossa vida, tudo precisa de uma data final. Todas as tarefas criadas precisam ter uma data e/ou uma hora de finalização, se você não finalizar até lá, você falhou na organização e precisa repensar a forma como você está se organizando.

Demora um tempo para entender o seu próprio ritmo, por exemplo, eu sou uma ameba humana antes das 9h da manhã, então eu sei que não vou conseguir completar nada muito complexo antes deste horário, por isso eu coloco as tarefas mais complicadas e que exigem maior carga cognitiva para depois das 12h, antes disso eu realizo tarefas menores como: responder emails, ler algum artigo parado, ver algum vídeo do youtube, organizar pastas e arquivos e etc.

Supere seu medo do futuro

Isso vai além da organização pessoal de tarefas, mas o grande problema é que achamos que vamos usar alguma coisa no futuro e acabamos guardando elas – eu tenho uma pasta cheia de disquetes aqui, que guardo por puro saudosismo – mas a organizadora profissional Mia Lotringer mostrou neste excelente artigo uma forma muito interessante de se organizar físicamente e virtualmente com seus arquivos:

1. Supere seu medo de jogar coisas fora ou deletar arquivos
2. Coloque tudo que você acha que vai precisar no futuro em uma caixa com uma data de destruição, geralmente em 6 meses a partir da data atual
3. Se você precisar de fato tirar alguma coisa de lá e usar ela antes deste período final, tire esta coisa da caixa e coloque em outra caixa com um período de destruição maior, 1 ano por exemplo
4. Se você precisar tirar novamente este item da caixa de 1 ano, então guarde-o, porque você de fato o utiliza
5. Se não, quando a data chegar, jogue tudo que está nas caixas fora

Tenha um local para organizar suas tarefas

Vamos falar das ferramentas e softwares nos próximos artigos, mas por enquanto, tenha sempre um lugar para anotar e deixar suas tarefas prontas, com datas e descrições. Pode ser um caderno, um calendário, um planner (que eu nunca entendi como se usa), o que for, porque o mais importante não é o meio, e sim o hábito.

Você pode anotar tudo em papeis de pão, desde que os olhe diariamente, ou seja, desde que você tenha o hábito de olhar e cumprir suas tarefas todos os dias, não importa aonde você as deixe, mas lembre-se que demoramos pelo menos 21 dias para criar hábitos – vou deixar algumas ferramentas que ajudam na criação de hábitos nos próximos artigos – então este período precisa ser forçado na sua mente e suas ações.

Se organize fisicamente

Tudo que eu estou falando aqui parece estar ligado a tarefas e coisas para fazer, mas é extremamente importante que seu local de trabalho e suas coisas físicas estejam organizadas, ninguém consegue fazer nada em um ambiente muito desorganizado porque isso cria uma poluíção visual muito grande que acaba distraindo sua mente.

Foco, força e fé. Mas, principalmente, foco

Tenha foco nas coisas que você está fazendo e, por foco, eu digo: Faça somente uma coisa de cada vez. Não tente abraçar o mundo e fazer 5 coisas ao mesmo tempo, escolha uma tarefa, faça-a até o fim, depois vá para outra.

Tarefas pequenas ou rápidas são pra já!

Se você tem uma tarefa que demora 2 minutos ou menos, enviar um email, responder uma pessoa, pedir uma informação, trocar algo de lugar. Faça ela instantaneamente, essas tarefas não precisam nem entrar na sua lista de afazeres, só execute-as assim que você pensar nelas.

Conclusão

Não vou me estender demais nesta parte do artigo porque vamos discutir um pouco mais sobre as melhores formas de organização, metodologias e outras ideias no artigo seguinte! (que já está planejado e organizado).

Viu algum erro, tem alguma sugestão ou crítica? Deixe seu comentário aqui! Ou então me mande uma mensagem em minhas redes sociais! Todo feedback é bem vindo :D

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